SIA pada perusahaan

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA PERUSAHAAN
LAYANAN JASABOGA PESAWAT UDARA
STUDI KASUS DI PT. JASAPURA ANGKASA BOGA

Intisari

PT. Jasapura Angkasa Boga merupakan perusahaan layanan jasaboga pesawat udara yang juga melayani beberapa usaha jasaboga lainnya. Mengingat banyaknya jenis usaha yang dijalankan oleh perusahaan ini maka dibutuhkan suatu sistem akuntansi yang efektif dan efisien sehingga bisa dihasilkan pelaporan keuangan yang akurat sebagai dasar pengambilan kebijakan manajemen dan operasional perusahaan. PT. Jasapura Angkasa Boga telah memiliki beberapa modul aplikasi untuk membantu pencatatan transaksi-transaksi perusahaan, tetapi dalam implementasinya, modul-modul tersebut belum terintegrasi secara menyeluruh, serta masih memiliki beberapa kelemahan baik yang terkait dengan kebenaran informasi yang disampaikan ataupun yang menyangkut kinerja sistem secara umum. Struktur tabel-tabel penyimpanan data transaksi yang digunakan masih memungkinkan terjadinya redundansi data sehingga dalam penerapannya sangat tidak efisien.

Guna mengatasi permasalahan tersebut, maka dibuat suatu Sistem Informasi Akuntansi yang merupakan suatu sistem aplikasi terkomputerisasi yang mampu melakukan pengolahan data transaksi keuangan perusahaan secara terintegrasi. Sistem yang dibangun dapat melakukan pengelolaan data Hutang Dagang (Account Payable), Piutang Dagang (Account Receivable), penjurnalan, pengelolaan Buku Besar (General Ledger), dan pembuatan Laporan Keuangan (Financial Statement). Sistem yang dibangun juga dapat mengatasi permasalahan yang terkait dengan struktur tabel pada basis data, di mana tabel-tabel yang ada telah melalui proses normalisasi sehingga dapat meminimalkan terjadinya redundansi data. Pertumbuhan data pada tabel transaksi relatif kecil dan manajemen backup dirancang dengan baik, sehingga jalannya sistem bisa stabil dalam waktu yang lama.

1. PENDAHULUAN
Organisasi menggantungkan diri pada system informasi untuk mempertahankan kemampuan berkompetisi. Informasi pada dasarnya adalah sumberdaya seperti halnya pabrik dan peralatan. Produktivitas sebagai suatu hal yang sangat penting agar tetap kompetitif, dapat ditingkatkan melalui sistem informasi yang lebih baik.

PT Jasapura Angkasa Boga merupakan suatu perusahaan yang menangani pelayanan kebutuhankebutuhan dalam usaha jasa penerbangan komersial. Jenis usaha yang diadakan meliputi penyediaan produk makanan dan minuman bagi usaha penerbangan (airlines catering & lounge) sebagai operasi utama (main operation) perusahaan, penyediaan produk makanan bagi hotel-hotel (dalam bentuk produk pastry bakery), penyediaan jasa perawatan pakaian bagi hotel (laundry), serta usaha-usaha lain yang sejenis. Mengingat banyaknya jenis usaha yang diselenggarakan oleh perusahaan ini maka dibutuhkan suatu sistem akuntansi yang efektif dan efisien sehingga bisa dihasilkan pelaporan keuangan yang akurat sebagai dasar pengambilan kebijakan manajemen dan operasional perusahaan.

Hasil pengamatan terhadap sistem yang ada, kegiatan operasional perusahaan di PT Jasapura Angkasa Boga telah didukung oleh suatu system informasi yang terkomputerisasi dengan didukung oleh beberapa aplikasi sistem informasi, tapi dalam penggunaannya ternyata sistem aplikasi yang dipakai memiliki beberapa kelemahan. Kelemahan yang pertama adalah terdapatnya kesalahan-kesalahan penyajian data pada laporan (report) yang dihasilkan. Kelemahan ini meliputi kesalahan penyajian Neraca (Balance Sheet), Laporan Laba-Rugi (Income Statement), serta Neraca Saldo (Trial Balance). Kesalahan-kesalahan tersebut berupa kesalahan proses yang terjadi pada aplikasi yang mengakibatkan laporan yang dihasilkan tidak sesuai dengan laporan yang diinginkan.

Kelemahan lainnya adalah pada struktur table-tabel pada basis data yang kurang tepat di mana hal ini mengakibatkan masih terjadi redudansi data dalam basis data, sehingga untuk penggunaan jangka panjang keefisienan sistem tidak terjaga. Selain itu, sistem sebelumnya tidak secara penuh mendukung

multicurrency di dalam pemrosesan suatu transaksi. Multicurrency merupakan pemrosesan transaksi dalam satuan mata uang yang berbeda-beda yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan yang bergerak di bidang pariwisata. Untuk melakukan penjurnalan, item-item transaksi harus dicatat dengan mata uang rupiah. Jika terdapat suatu dokumen transaksi yang menggunakan mata uang selain rupiah maka Bagian Accounting harus mengkonversi mata uang tersebut ke mata uang rupiah terlebih dahulu secara manual sebelum dilakukan penjurnalan.

Selain itu masih terdapat beberapa proses yang menggunakan sistem manual dengan menggunakan aplikasi MS Excel. Proses tersebut di antaranya pembuatan invoice dan Payment Requisition Form (PRF). Proses ini tentunya sangat rentan dari segi keamanan data apabila masih menggunakan system file untuk memprosesnya. Selain itu juga akan menyulitkan untuk melakukan pencarian data untuk transaksi-transaksi pada waktu lampau.

2. METODOLOGI
Langkah pertama dalam siklus akuntansi adalah analisis transaksi dan kejadian-kejadian tertentu lainnya. Dalam fase ini setiap kejadiankejadian keuangan di dalam perusahaan diidentifikasi dan dicatat sesuai dengan kriteria dan standar yang ditentukan.

Suatu transaksi serta kejadian tertentu pada awalnya tidak dicatat dalam buku besar karena satu transaksi akan mempengaruhi dua akun atau lebih, di mana masing-masing akun ini terdapat dalam halaman berbeda dalam buku besar. Untuk mengatasi masalah ini dan mencatat setiap transaksi serta kejadian secara lengkap pada satu tempat, digunakan pencatatan pada jurnal yang merupakan fase berikutnya. Bentuk jurnal yang paling sederhana adalah daftar transaksi atau kejadian kronologis yang diekspresikan dalam istilah debet dan kredit pada akun-akun tertentu yang disebut Jurnal Umum. Dalam beberapa kasus, perusahaan menggunakan Jurnal Khusus (Special Journal) selain Jurnal Umum. Jurnal Khusus mengikhtisarkan transaksi-transaksi yang memiliki karakteristik serupa misalnya Penerimaan Kas, Penjualan, Pembelian, Pengeluaran Kas) sehingga menghemat waktu yang diperlukan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan berbagai tugas pembukuan. Fase selanjutnya adalah Pemindahbukuan (Posting). Dalam fase ini item-item yang dimasukkan dalam Jurnal Umum harus ditransfer ke Buku Besar Umum. Fase ini merupakan bagian dari proses pengikhtisaran dan pengklasifikasian. Proses pemindah bukuan setiap transaksi yang dicatat dalam jurnal akan dituangkan ke buku besar sesuai dengan akun dan pos transaksinya secara berurutan.

Neraca Saldo adalah daftar akun beserta saldonya pada suatu waktu tertentu. Umumnya Neraca Saldo dibuat pada akhir periode akuntansi. Tujuan utama dari Neraca Saldo adalah untuk membuktikan kesamaan matematis dari debet dan kredit setelah posting dilakukan. Neraca Saldo juga berguna untuk mendeteksi kesalahan-kesalahan dalam pembuatan ayat jurnal dan posting di samping bermanfaat untuk menyusun laporan keuangan. Agar pendapatan dicatat pada periode di mana pendapatan dihasilkan, dan agar beban dicatat pada periode terjadinya, maka Ayat Jurnal Penyesuaian(adjusting entries) harus dibuat pada akhir periode akuntansi.
Yaitu, penyesuaian diperlukan untuk memastikan bahwa prinsip-prinsip pengakuan pendapatan dan penandingan tidak dilanggar.

Setelah semua Ayat Jurnal Penyesuaian dibuat dan diposting, Neraca Saldo berikutnya lalu dibuat dari akun-akun Buku Besar. Neraca Saldo ini dinamakan dengan Neraca Saldo Yang Telah Disesuaikan (Adjusted Trial Balance). Neraca Saldo ini memperlihatkan saldo dari semua akun, termasuk akun-akun yang telah disesuaikan, pada akhir periode akuntansi. Tujuannya adalah untuk memperlihatkan pengaruh dari semua kejadian keuangan yang telah terjadi selama periode akuntansi.

Proses berikutnya adalah pembuatan Laporan keuangan. Adapun Laporan keuangan yang umumnya dibuat oleh suatu perusahaan yaitu Laporan Laba Rugi (Income Statemen) dan Neraca (Balance Sheet). Pada Laporan Laba Rugi akan diperlihatkan untung / rugi dari operasional perusahaan, sedangkan Neraca akan melaporkan aktiva, kewajiban, serta ekuitas perusahaan. Prosedur yang umumnya diikuti untuk mengurangi saldo akun nominal menjadi nol dalam rangka menyiapkan akun-akun tersebut untuk periode berikutnya dikenal sebagai Proses Penutupan (Closing Proccess). Dalam Proses Penutupan, semua saldo akun pendapatan dan beban (pos-pos Laporan Laba Rugi) ditransfer ke akun kliring atau akun temporer yang disebut Ikhtisar Laba Rugi, yang hanya digunakan pada akhir setiap periode akuntansi.

Neraca saldo yang ketiga juga bisa dibuat setelah Ayat Jurnal Penutup dipindahkan ke Buku Besar. Neraca Saldo setelah penutupan, yang umumnya disebut Neraca Saldo Pasca Penutupan memperlihatkan bahwa jumlah debet dan kredit yang sama telah diposting ke akun Ikhtisar Laba-Rugi. Setelah laporan keuangan selesai dibuat dan pembukuan ditutup, hal ini biasanya bermanfaat untuk membalik sebagian Ayat Jurnal Penyesuaian sebelum mencatat transaksi reguler pada periode berikutnya. Ayat jurnal semacam ini biasanya disebut sebagai Ayat Jurnal Pembalik (Reversing Entries). Ayat Jurnal Pembalik dibuat pada awal periode akuntansi berikutnya dan merupakan kebalikan dari ayat Jurnal Penyesuaian terkait yang telah dibuat pada periode sebelumnya (Hopwood, 2000).

2.1 Diagram Konteks
Diagram Konteks Sistem Informasi Akuntansi terdapat tujuh entitas luar dari sistem yaitu yang dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Root Administrator merupakan pengguna system yang memiliki otoritas penuh terhadap sistem.
2. Head of Accounting yang merupakan Kepala Bagian Akuntansi di PT Jasapura Angkasa Boga.
3. Inventory yaitu sistem manajemen persediaan di PT. Jasapura Angkasa Boga.
4. Management merupakan penentu kebijakan-kebijakan yang terkait dengan perusahaan.
5. Supplier merupakan penyalur barang-barang yang dibutuhkan untuk operasional perusahaan.
6. Customer yang merupakan konsumen dari produk-produk PT. Jasapura Angkasa Boga.
Operation merupakan bagian yang terkait dengan proses operasional perusahaan.

2.3 Daftar Kejadian
Pada Sistem Informasi Akuntansi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga terdapat beberapa proses penting yang dapat dikategorikan sebagai berikut.
1. Pembuatan Master Data
Proses pembuatan master data merupakan proses pembuatan data pokok yang diperlukan untuk memproses transaksi-transaksi yang dilakukan dalam sistem. Adapun data pokok yang dibuat meliputi data pengguna (user), pengelompokan hak akses (group), Customer, bank, mata uang, dan jenis pembayaran.

2. Pengelolaan Buku Besar (General Ledger)
Pada dasarnya proses pengelolaan Buku Besar berhubungan dengan pengelolaan Daftar Akun (Chart of Account), pengelolaan transaksi pada Jurnal Umum (General Journal), pengelolaan transaksi-transaksi penyesuaian pada Jurnal Penyesuaian (Adjustment Entries Journal), posting transaksi jurnal ke Buku Besar, serta penutupan periode akuntansi.

3. Pengelolaan Hutang Dagang (Account Payable)
Proses Hutang Dagang meliputi pengelolaan transaksi-transaksi keuangan yang berkaitan dengan hutang dagang perusahaan. Proses ini meliputi pengelolaan invoice dari Supplier berdasarkan Receiving Report dari Inventory, pencatatan Journal Hutang Dagang (Account Payable Journal), pembayaran hutang dagang serta pencatatannya pada Journal Pembayaran (Payment Journal).

4. Pengelolaan Piutang Dagang (Account Receivable)
Proses Piutang Dagang berkaitan dengan pengelolaan piutang dagang perusahaan yang meliputi pembuatan invoice, pencatatan piutang dagang pada Jurnal Piutang Dagang (Account Receivable Journal), pembayaran oleh pelanggan beserta pencatatan transaksi tersebut pada Jurnal Penerimaan Kas (Official Receipt Journal).

5. Pembuatan Laporan Keuangan
Proses Pembuatan Laporan Keuangan merupakan proses pencetakan laporan-laporan keuangan pokok yang dibutuhkan oleh Manajemen perusahaan. Adapun laporan keuangan yang dibuat meliputi Buku Besar (General Ledger), Neraca Percobaan (Trial Balance), Neraca (Balance Sheet), dan Laporan Rugi Laba (Trial Balance).

3. ANALISIS HASIL
Analisis hasil yang dilakukan adalah analisis keberhasilan sistem dalam mengatasi permasalahan pada sistem sebelumnya dan analisis kelebihan dan kekurangan sistem.

3.1 Analisis Keberhasilan Sistem
Uraian pada pemodelan sistem dijelaskan bahwa sistem yang dibuat mampu memecahkan
permasalahan-permasalahan yang telah dikemukakan sebelumnya yaitu :

Sistem yang terintegrasi.
Pada sistem yang dibuat proses-proses akuntansi yang perlu dilakukan telah tercakup dalam satu sistem aplikasi. Proses tersebut di antaranya dari setup Chart of Account (COA), penjurnalan, posting ke buku besar (general ledger), pembuatan laporan keuangan, sampai pada pembukaan periode akuntansi baru. Selain itu Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga telah terintegrasi dengan sistem informasi inventory sehingga proses pencatatan transaksi-transaksi yang terjadi di gudang dapat dilakukan secara terkomputerisasi.
Dengan demikian sistem yang dibuat telah dapat mengatasi permasalahan sebelumnya di mana sistem sebelumnya masih menggunakan modul-modul aplikasi yang belum sepenuhnya terintegrasi.

Penanganan proses-proses dengan sistem file.
Proses pembuatan invoice dan PRF telah dapat dilakukan dalam sistem yang baru, sehingga penggunaan sistem file dalam pembuatan dokumen-dokumen tersebut sudah tidak diperlukan.

Kesalahan penyajian report dan kesalahan proses
Pada sistem yang dibuat, penyajian laporan keuangan sudah dapat dilaksanakan langsung pada aplikasi. Laporan keuangan tersebut juga telah diperiksa oleh seorang ahli akuntansi menurut teori akuntansi yang ada. Selain itu pada sistem yang baru, suatu jurnal hanya akan dapat di-posting apabila jumlah saldo debit dan kredit pada transaksi jurnal tersebut telah seimbang. Dengan demikian permasalahan pada sistem sebelumnya yaitu kesalahan penyajian laporan keuangan dan kesalahan proses sistem telah dapat diatasi.

Pada sistem yang dibuat telah dapat menangani multicurrency.
Misalkan pada suatu transaksi pemesanan barang, invoice yang diberikan oleh supplier menggunakan mata uang US Dolar. Pada saat penjurnalan pada Account Payable Journal, system akan secara otomatis melakukan konversi ke mata uang rupiah. Pada saat pembayaran, jika diperlukan perusahaan dapat membayar invoice tersebut dengan mata uang Euro. Pada saat penjurnalan pada Payment Journal, jika terjadi perbedaan nilai kurs mata uang sistem akan langsung melakukan perhitungan untung / rugi akibat perbedaan nilai kurs tersebut (Profit /Loss of Currency Rate).

3.2 Analisis Kelebihan dan Kekurangan Sistem
Adapun beberapa kelebihan yang dimiliki oleh sistem ini antara lain sebagai berikut.

• Sistem dapat menangani proses-proses yang terjadi dalam proses akuntansi secara terkomputerisasi. Hal ini tentunya akan sangat memudahkan pengguna untuk melakukan pembuatan dokumen-dokumen transaksi yang
diperlukan. Selain itu user dapat menerbitkan laporan keuangan dengan segera ketika diperlukan sebab segala perhitungan yang perlu dilakukan untuk menerbitkan laporan keuangan telah dilakukan oleh sistem.
• Penyimpanan data transaksi dalam database akan lebih menjaga keamanan data. Dengan menggunakan DBMS akan lebih memudahkan untuk melakukan perawatan data.

• Pencarian data akan menjadi lebih mudah. Pada sistem ini data pada waktu lampau dapat dicari dengan memasukkan tanggal terjadinya transaksi, kode, ataupun deskripsi transaksi. Jika dibandingkan dengan sistem file, tentunya cara ini lebih efektif untuk menangani data transaksi dalam jumlah yang sangat besar.

• Sistem menggunakan dua buah database yaitu DB_SIA_JAB_TA sebagai database aktif dan TMP_SIA sebagai database backup. Pada umumnya dalam pengimplementasian sistem, user akan lebih cenderung mencari data transaksi tahun berjalan. Pencarian data transaksi-transaksi waktu lampau umumnya dilakukan pada saatsaat tertentu saja (misal pada awal tahun). Dengan menggunakan dua buah database akan dapat membatasi pertumbuhan data pada database aktif sehingga kecepatan pencarian data dapat lebih terjaga.

Beberapa kekurangan yang ada dalam sistem ini antara lain sebagai berikut.

• Proses akuntansi yang ditangani oleh system hanya terbatas pada proses Account Payable dan Account Receivable. Untuk transaksi selain kedua proses tersebut ditangani oleh system melalui General Journal secara manual entries. Pada kenyataannya masih banyak proses akuntansi yang dapat diolah secara terkomputerisasi misalnya perhitungan biaya produksi, pajak, dan lain sebagainya.

• Report sistem dibuat menggunakan Crystal Report 8.5 sehingga dalam implementasinya aplikasi ini harus ikut ter-install.

• Untuk pengolahan transaksi dalam jumlah yang sangat besar (misal transaksi pada general ledger untuk 2 tahun), sistem terkadang akan menunjukkan dead screen sehingga seolah-olah sistem terlihat hang. Untuk itu pemrosesan data dalam jumlah yang sangat besar hendaknya dihindari. Proses pencarian data bisa dilakukan
dengan memecah pencarian data dengan cakupan data yang lebih kecil secara berulang-ulang.


4. KESIMPULAN
Kesimpulan yang didapat dari pembuatan system dalam penelitian ini adalah:

1. Sistem yang dibangun dapat melakukan pengolahan data transaksi keuangan dan akuntansi yang meliputi pengelolaan buku besar (general ledger), pengelolaan transaksi hutang dagang (account payable), pengelolaan piutang dagang (account receivable), pencatatan transaksi biaya produksi yang berasal dari inventory (cost), dan pembuatan laporan keuangan (financial statement). Kesemua proses tersebut dapat dikelola dalam satu aplikasi secara terkomputerisasi serta menggunakan database untuk menyimpan datanya.

2. Bagian-bagian dari proses dalam General Ledger pada Sistem Informasi Akuntansi PT.Jasapura Angkasa Boga yaitu : Chart of Account, General Journal, Adjustment Entries Journal, General Ledger, Financial Statement Generation, dan Open New Periode.

3. Bagian-bagian dari proses dalam Account Receivable pada Sistem Informasi Akuntansi ini yaitu : Invoicing, Invoice Account Setup, Account Receivable Journal, AR Aging, dan Official Receipt Journal. Sedangkan bagian-bagian dari proses dalam Account Payable yaitu : List of Purchase Order, RR Invoicing, Account Payable Journal, AP Aging, Payment Requisition Form, dan Payment Journal.

4. Proses Financial Statement berkaitan dengan proses pembuatan laporan keuangan dari Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga. Adapun proses ini terdiri dari beberapa bagian yaitu Trial Balance, Income Statement, dan Balance Sheet.

5. Sistem ini telah menggunakan struktur table transaksi yang ternormalisasi, serta menyimpan data transaksi satu tahun dalam satu tabel. Sistem ini juga menggunakan dua database sehingga dapat menjaga kecepatan pencarian data.

6. Sistem ini mampu melakukan data keuangan secara multicurrency.